- RR. HH. y contenido quedaron como módulos vivos, no como carpetas de Drive.
- Cada squad conserva su forma de trabajar y aporta a un dashboard gerencial común.
- Cada squad manager recuperó entre 4 y 6 horas a la semana de trabajo manual.
Por cada squad manager. Onboarding, expedientes y coordinación que antes se hacían a mano.
El caso en video, en menos de un minutoPericles Dorantes cuenta cómo controla el trabajo de su equipo desde Notion.
Ver el video“Y con estas vistas el beneficio más grande es que cualquier diseñador con su vista personal se mete y sabe qué tiene que trabajar hoy.”
Una agencia que creció más rápido que su forma de coordinarse.
IW Digital construye producto digital, marca y campañas para más de cien marcas desde 2014. Su fuerza está en los squads: equipos autónomos que deciden cómo trabajan.
Esa autonomía es lo que la hace buena, y también lo que la volvió difícil de leer desde arriba. Con 64 personas y hasta nueve squads, no existía una sola fuente de verdad.
Cómo dar visibilidad a la dirección sin romper a los squads.
La información estaba en tres lugares a la vez
Basecamp, Drive y canales sueltos. Ninguno era el oficial, así que todos lo eran a medias.
Los managers hacían de administradores
Onboarding, expedientes de RR. HH. y calendarios de contenido, todo a mano, todos los meses.
Un sistema único habría matado la autonomía
Obligar a nueve squads a trabajar igual era la forma más rápida de que ninguno usara el sistema.
Una sesión por semana, y algo funcionando desde la primera.
No hay un mes de configuración a puerta cerrada. Cada sesión tiene un entregable que se usa esa misma semana.
Diagnóstico antes de construir
Se mapea la operación real: procesos, responsables y dónde se rompe. Nada se construye sin esto.
Una sesión de 60 minutos por semana
Backend, flujos, paneles, automatizaciones, ajustes, validación y entrega. Cada semana con su entregable.
Se valida con quien opera
El diseño se revisa con los líderes de cada área, no solo con quien contrató.
Documentación y capacitación
El equipo queda operando solo. Los procesos quedan escritos dentro del sistema.
Dos capas: una común para la dirección, una libre para cada squad.
Vistas personalizadas por rol
Cada persona abre el sistema y ve su trabajo. No el de los otros ocho squads.
Módulo de RR. HH. con proceso de vacantes
Expedientes, políticas y contrataciones estandarizadas. El onboarding dejó de escribirse desde cero.
Calendarios de contenido por squad y cliente
Cada squad publica en su calendario. La dirección los ve todos en uno.
Dashboard gerencial
La capa común. Lo que la dirección necesita ver sin entrar a molestar a nadie.
Los managers volvieron a hacer el trabajo por el que los contrataron.
Entre cuatro y seis horas semanales recuperadas por cada squad manager: el tiempo administrativo que se comía su semana.
A cinco horas semanales por squad manager, con nueve managers, son unas 45 horas semanales: unos USD 3.900 al mes en tiempo de esos líderes.
Y la dirección dejó de pedir reportes. Ahora abre una pantalla y ve las nueve squads a la vez, sin que ninguna haya tenido que cambiar cómo trabaja.